Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ, bongdaso vn khoa học, dễ quản lý

Hồ sơ, bongdaso vn trong doanh nghiệp cần được bảo quản theo thời gian quy định của Pháp luật. Có những giấy tờ chỉ cần lưu khi hết hiệu lực, có những giấy tờ phải lưu 5 – 10 – 15 – 20 năm hoặc thậm chí là vĩnh viễn đối với nhiều bongdaso vn bắt buộc.

Thời gian lưu trữ lâu cùng với số lượng bongdaso vn bổ sung thêm mới mỗi năm khiến cho các nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng “ngập ngụa” trong giấy tờ.

Nếu không có cách lưu trữ hồ sơ phù hợp, việc quản lý và truy vấn thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn sau này.

CùngALStham khảo một số hướng dẫn lưu trữ hồ sơ, cách sắp xếp hồ sơ dành riêng cho doanh nghiệp thông qua bài viết sau.

1. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng dành cho doanh nghiệp?

Trước khi đi sâu chi tiết về quy trình, cách sắp xếp hồ sơ lưu trữ một cách chi tiết, chúng ta nên hiểu 3 quy tắc chính. Để giấy tờ quản lý được quản lý, một cách khoa học, bài bản, thuận tiện cho bảo quản, tra cứu và truy vấn sau này, mỗi doanh nghiệp cần:

- Phân loại danh mục bongdaso vn một cách phù hợp: phân loại theo nhóm bongdaso vn (có thể tham khảo cách chia nhóm bongdaso vn mà pháp luật quy định), tiếp đó xác định mức độ ưu tiên và tần suất sử dụng để có thể xây dựng phương án bố trí, sắp xếp phù hợp nhất.

- Đảm bảo hệ thống lưu trữ phù hợp: các bongdaso vn cần được để tại những khay, giá kệ tiêu chuẩn, có thể dễ dàng lấy ra và cất vào, hay lấy từng văn bản trong đó một cách dễ dàng. Việc đảm bảo cho công tác truy xuất và sử dụng bongdaso vn trong thời gian dài. Ngoài ra, công việc này cũng giấy bongdaso vn có thể lưu trữ với một chất lượng lâu hơn.

- Hoạt động quản lý, chỉnh lý bongdaso vn phù hợp: đây là “sợi dây” đảm bảo tính mới, khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng. Đảm bảo việc sử dụng bongdaso vn một cách khoa học trong thời gian dài.

2. Lựa chọn những vật tư phù hợp để lưu trữ bongdaso vn nội bộ?

Những vật tư lưu trữ bongdaso vn có thể kể đến như:

- Tủ đụng bongdaso vn, hộp lưu trữ bongdaso vn: Với số lượng bongdaso vn tăng dần theo mỗi năm, chúng ta nên hạn chế sử dụng các loại cặp, túi nhỏ để đựng bongdaso vn. Cách lưu trữ hồ sơ hợp lý nhất là doanh nghiệp sử dụng tủ đựng hồ sơ nhiều ngăn chứa, với nhiều kích thước khác nhau (để lưu các bongdaso vn khác nhau). Mỗi ngăn chứa nên phân loại thành nơi để vị trí của các nhóm bongdaso vn thích hợp.

- Kệ sắt lưu trữ, hệ thống giá kệ cố định hay di động: tùy theo diện tích kho lưu trữ, đơn vị nên bố trí các giá kệ cố định/di động phù hợp. Trong quá trình sắp xếp cũng cần chừa không gian để di chuyển giữa các giá kệ (ít nhất 50cm) và vận hành khai thác. Đối với những kho lớn hơn, diện tích không gian giữa các giá kệ có thể trên 2m để đảm bảo xe nâng hạ có thể di chuyển dễ dàng để xuất/nhập bongdaso vn.

3. Phân nhóm danh mục bongdaso vn lưu trữ?

Sau khi chuẩn bị tốt về hạ tầng lưu trữ, chúng ta cần phân nhóm các danh mục bongdaso vn một cách hợp lý để chuyển vào hệ thống nói trên. Việc phân loại nhóm danh mục bongdaso vn nhằm mục đích:

- Những bongdaso vn cần được dán nhãn, đánh số, sắp xếp các nhóm bongdaso vn cùng loại với nhau.

- Nhóm bongdaso vn, bongdaso vn nào hay được sử dụng cần được để ở vị trí thuận tiện, dễ dàng cho việc xuất/nhập sau này. Những bongdaso vn ít sử dụng hơn có thể ở bên trên hoặc phía trong khi sắp xếp.

- Các bongdaso vn được sắp xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và từ ngoài vào trong.

- Rà soát các bongdaso vn hết giá trị lưu trữ để tiến hành tiêu hủy, giải phóng bớt diện tích kho lưu trữ (công việc này đòi hỏi thực hiện thường xuyên)

4. Hoạt động chỉnh lý bongdaso vn trong doanh nghiệp?

Hoạt động chỉnh lý bongdaso vn đảm bảo quá trình bongdaso vn được phân loại, sắp xếp phù hợp, đây là quá trình được thực hiện sau khi các bongdaso vn đã được định hướng phân chia danh mục rõ ràng.

Quá trình này đưa ra những hướng dẫn lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, hoàn thiện, cập nhật bổ sung thông tin bongdaso vn, hệ thống hóa chúng.

Quy trình chỉnh lý bongdaso vn được thực hiện theo theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000.

Các khâu chỉnh lý bongdaso vn bao gồm:

- Giao nhận bongdaso vn

- Vận chuyển bongdaso vn đến địa điểm chỉnh lý

- Vệ sinh bongdaso vn

- Biên soạn các văn bản

- Phân loại bongdaso vn theo định hướng (đã đề cập ở mục phân nhóm danh mục lưu trữ)

- Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

- Biên mục bongdaso vn

- Kiểm tra, chỉnh sửa

- Hệ thống hóa phiếu tin và hồ sơ

- Biên mục hồ sơ

- Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục

- Đánh số hồ sơ

- Vệ sinh bongdaso vn, đưa hồ sơ vào lưu trữ

- Giao nhận bongdaso vn chỉnh lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu lưu trữ

- Sắp xếp hồ sơ lên hệ thống giá kệ (đã nói ở phần 1 của bài viết)

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn phần nào về cách lưu trữ hồ sơ, cách quản lý, phân loại hồ sơ văn phòng của doanh nghiệp để đảm bảo cho việc sử dụng lâu dài. Nếu bạn cần tư vấn thêm về các dịch vụ lưu trữ hồ sơ cho đơn vị, đừng ngần ngại liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Chia sẻ bài viết này