Quy định thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso, hồ sơ của cơ quan nhà nước

Quy định về thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso, hồ sơ của cơ quan nhà nước được điều chỉnh bởiLuật Lưu trữ năm 2011và các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể làThông tư số 10/2022/TT-BNV của Bộ Nội vụquy định thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15/02/2023 và thay thế cho Thông tư số 09/2011/TT-BNV.

Dưới đây là một số điểm chính về thời hạn bảo quản:

Thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso là gì?

Thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso là khoảng thời gian mà một cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lưu giữ kết quả dữ liệu bongdaso theo quy định pháp luật. Sau thời gian này, kết quả dữ liệu bongdaso có thể được tiêu hủy, chuyển giao hoặc đưa vào lưu trữ vĩnh viễn nếu có giá trị lâu dài. Thời hạn bảo quản được xác định căn cứ vào giá trị sử dụng của kết quả dữ liệu bongdaso về mặt pháp lý, hành chính, khoa học, lịch sử và thực tiễn.

Căn cứ pháp lý về thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso

Việc xác định và áp dụng thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso hiện nay được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật sau:

• Luật Lưu trữ năm 2011;
• Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư;
• Thông tư số 09/2011/TT-BNV và các bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành do Bộ Nội vụ ban hành;
• Các hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.

Các quy định này đặt ra yêu cầu bắt buộc đối với cơ quan nhà nước trong việc xác định thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso ngay từ khâu lập hồ sơ.

Phân loại thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso

Theo quy định hiện hành, kết quả dữ liệu bongdaso của cơ quan nhà nước được phân loại theo hai nhóm thời hạn chính:

1. Thời hạn bảo quản vĩnh viễn

Là những kết quả dữ liệu bongdaso có giá trị đặc biệt về mặt pháp lý, lịch sử, khoa học hoặc thực tiễn cần được lưu giữ lâu dài để phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu hoặc lưu trữ quốc gia. Một số ví dụ gồm:

• Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách cơ quan;
• Các văn bản quy phạm pháp luật;
• Hồ sơ dự án trọng điểm cấp quốc gia;
• kết quả dữ liệu bongdaso về hoạt động hợp tác quốc tế có ý nghĩa quan trọng.

2. Thời hạn bảo quản có thời hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm)

Là những kết quả dữ liệu bongdaso có giá trị sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, thường liên quan đến công tác quản lý, điều hành hoặc chuyên môn, nghiệp vụ. Sau thời hạn này, cơ quan sẽ xem xét tiêu hủy nếu không còn giá trị. Ví dụ:

• Hồ sơ nhân sự, tuyển dụng (thường 10–20 năm);
• Hồ sơ quyết toán tài chính (5–10 năm);
• kết quả dữ liệu bongdaso chỉ đạo, điều hành hàng ngày (5 năm);
• kết quả dữ liệu bongdaso thi đua, khen thưởng (10 năm)...

Cách xác định thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso

Việc xác định thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso được thực hiện dựa trên các bước sau:

• Phân loại kết quả dữ liệu bongdaso theo loại hình (hành chính, chuyên môn, tài chính, nhân sự...);
• Tham khảo Bảng thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso phù hợp với lĩnh vực hoạt động của cơ quan;
• Áp dụng đúng mốc thời gian tương ứng theo quy định;
• Lập hồ sơ và ghi rõ thời hạn bảo quản ngay khi kết thúc nghiệp vụ.

Hiện nay, Bộ Nội vụ đã ban hành nhiều bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành, chẳng hạn như: bảng thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso ngành giáo dục, ngành y tế, tài chính, xây dựng, giao thông vận tải... Các cơ quan căn cứ vào lĩnh vực mình quản lý để áp dụng đúng.

Trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm tổ chức thực hiện đầy đủ quy định về thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso, bao gồm:

• Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, trong đó xác định rõ thời hạn bảo quản;
• Lập hồ sơ đầy đủ, đúng quy trình, có xác định thời hạn bảo quản ngay từ đầu;
• Thường xuyên kiểm tra, đánh giá giá trị kết quả dữ liệu bongdaso để xử lý đúng hạn;
• Tiến hành tiêu hủy kết quả dữ liệu bongdaso hết hạn bảo quản theo quy định;
• Chuyển giao kết quả dữ liệu bongdaso có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo kế hoạch hàng năm.

Xử lý kết quả dữ liệu bongdaso hết thời hạn bảo quản

kết quả dữ liệu bongdaso hết thời hạn bảo quản sẽ được xem xét tiêu hủy, trừ trường hợp có quyết định gia hạn hoặc phát hiện kết quả dữ liệu bongdaso có giá trị cần lưu giữ tiếp. Việc tiêu hủy phải:

• Được lập thành hồ sơ;
• Có Hội đồng thẩm định giá trị kết quả dữ liệu bongdaso;
• Có quyết định phê duyệt tiêu hủy;
• Thực hiện tiêu hủy theo đúng quy trình an toàn và bảo mật.

Thời hạn bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso là yếu tố cốt lõi trong công tác quản lý văn thư – lưu trữ, góp phần đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và khoa học trong hoạt động hành chính của cơ quan nhà nước. Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định hiện hành sẽ giúp bảo vệ tốt giá trị của kết quả dữ liệu bongdaso, đồng thời tiết kiệm không gian, nguồn lực và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu, sử dụng kết quả dữ liệu bongdaso về sau.

Tham khảo tại:

• https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Nghi-dinh-30-2020-ND-CP-cong-tac-van-thu-436532.aspx
• https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/thong-bao-van-ban-moi/email/44870/quy-dinh-thoi-han-bao-quan-tai-lieu-cua-co-quan-nha-nuoc

Tại sao nên lựa chọn dịch vụ kho kết quả dữ liệu bongdaso tại ALS

Doanh nghiệp/ cơ quan nên cân nhắc lựa chọn dịch vụ cho thuê kho lưu trữ kết quả dữ liệu bongdaso tại ALS. Dưới đây là những điểm nổi bật:

1. Tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian

So với việc sử dụng diện tích văn phòng hiện tại để lưu trữ hồ sơ, chi phí thuê văn phòng (trung bình 50 – 80$/m2 ở Hà Nội) là rất đắt đỏ, chưa kể các chi phí liên quan khác như quản lý, nhân sự, chi phí cơ hội.... Doanh nghiệp có thể cần từ 20 – 50m2 diện tích chỉ để lưu trữ kết quả dữ liệu bongdaso.

Đầu tư xây dựng một kho riêng cũng tốn kém và không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ năng lực tài chính và nhân sự vận hành chuyên môn.

Sử dụng dịch vụ kho chung hoặc thuê kho kết quả dữ liệu bongdaso của ALS có chi phí chỉ bằng ½ thậm chí 1/3 tổng chi phí của các hình thức trên.... Việc này giúp giảm chi phí vận hành (nhân lực, điện nước, bảo trì).

Giá thuê kho kết quả dữ liệu bongdaso tại ALS có thể tham khảo từ 15.000 VNĐ/thùng/tháng (áp dụng cho thùng tiêu chuẩn kích thước 42x32x27 cm).

Việc chuyển kết quả dữ liệu bongdaso đến kho chuyên nghiệp giúp giải phóng không gian làm việc tại văn phòng, tối ưu công năng sử dụng và giảm thiểu chi phí lưu trữ.

ALS còn cung cấp các dịch vụ miễn phí như trích lục hồ sơ và báo cáo điện tử hàng tháng14. Đối với hợp đồng ký từ 01 năm trở lên, có thể được hỗ trợ tới 1 tháng lưu kho miễn phí.

2. An toàn và bảo mật thông tin tuyệt đối

• ALS đầu tư hệ thống an ninh hiện đại, bao gồm camera giám sát 24/24 cả bên trong và bên ngoài kho.
• Hệ thống còn có báo cháy đảm bảo phát hiện ngay lập tức các đám khói và hệ thống cứu hỏa đầy đủ.
• Quy trình bảo mật chặt chẽ và nhân viên được đào tạo bài bản đảm bảo thông tin hồ sơ luôn được bảo mật tuyệt đối. Khách hàng sẽ ký kết hợp đồng bảo mật khi sử dụng dịch vụ.
• kết quả dữ liệu bongdaso được lưu trữ trong thùng carton có tem niêm phong.

Quản lý kết quả dữ liệu bongdaso chuyên nghiệp và dễ dàng truy xuất

• Hệ thống kho kết quả dữ liệu bongdaso được xây dựng trên tiêu chuẩn kho lưu trữ văn thư Quốc Gia.
• ALS sử dụng hệ thống quản lý kho hàng hiện đại, giúp phân loại, sắp xếp kết quả dữ liệu bongdaso một cách khoa học.
• Hệ thống phần mềm InFor hiện đại hỗ trợ nhập/xuất kho... và cung cấp thông tin nhanh chóng, giúp tìm kiếm và truy xuất kết quả dữ liệu bongdaso dễ dàng, tiết kiệm thời gian.... kết quả dữ liệu bongdaso bản cứng được đánh số quản lý bằng phần mềm để dễ dàng truy xuất vị trí lưu trữ.
• Có đội ngũ nhân sự vận hành kho vận chuyên môn hỗ trợ
• Khả năng truy xuất nhanh chóng, chính xác với mọi nhu cầu

Môi trường bảo quản tối ưu

Kho lưu trữ được thiết kế và vận hành để bảo quản kết quả dữ liệu bongdaso tránh khỏi tác nhân gây hại như nhiệt độ, độ ẩm, ẩm mốc, mối mọt.

• Kho được trang bị hệ thống điều hòa, dàn lạnh hiệu suất tốt đảm bảo nhiệt độ ổn định và đồng đều (tiêu chuẩn 20±2°C đến 25°C).
• Hệ thống hút ẩm đảm bảo độ ẩm ổn định (<70%).
• Hệ thống thông gió đảm bảo không khí lưu thông.
• Kho được diệt côn trùng và xử lý mối mọt định kỳ.
• Hệ thống giá kệ selective, drive-in tiêu chuẩn Cục Văn thư lưu trữ giúp dễ dàng xếp dỡ, truy xuất.
• Panel vách kho cách nhiệt, chống cháy.

Vị trí thuận tiện

Vị trí kho nằm ngay tại trung tâm thành phố Hà Nội hoặc các vị trí cửa ngõ, dễ dàng kết nối, luân chuyển....

Chỉ cách các điểm nội thành 15 – 30 phút di chuyển, các điểm ngoại thành khoảng 45 phút – 1 tiếng.

Tuân thủ quy định pháp luật

Hệ thống kho kết quả dữ liệu bongdaso ALS đảm bảo đúng các tiêu chuẩn lưu trữ, quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và luật Lưu trữ.... Việc lưu trữ hồ sơ chính xác và đầy đủ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật.

Linh hoạt và tiện lợi

Hình thức thuê linh hoạt theo diện tích, khối (m3), thùng, ô giá kệ, Pallet, ngắn hạn hoặc dài hạn....

Dễ dàng truy cập hồ sơ khi cần thông qua nhiều hình thức (trực tiếp đến kho, yêu cầu gửi bản sao hoặc số hóa).

Hỗ trợ các thủ tục hành chính liên quan đến hồ sơ.

Dịch vụ giá trị gia tăng

ALS cung cấp dịch vụ số hóa kết quả dữ liệu bongdaso, chuyển đổi kết quả dữ liệu bongdaso giấy sang định dạng điện tử để quản lý và lưu trữ trên nền tảng Internet....

Có thể lựa chọn sử dụng riêng dịch vụ số hóa hoặc giải pháp tổng thể liên kết kết quả dữ liệu bongdaso vật lý và số hóa.

Hệ thống quản lý cho phép tìm kiếm kết quả dữ liệu bongdaso đã số hóa theo nhiều cách (loại văn bản, thời gian, tên, ký tự nhận diện, biểu mẫu, v.v.) và cung cấp thông tin chi tiết, bao gồm vị trí lưu trữ bản vật lý

Kinh nghiệm và Uy tín

• ALS có hơn 15 năm kinh nghiệm cung cấp các dịch vụ kho vận chuyên nghiệp.
• Là đối tác lưu trữ, bảo quản văn bản cho nhiều doanh nghiệp/tập đoàn tại Hà Nội.
• Được đánh giá là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam cung cấp dịch vụ kho kết quả dữ liệu bongdaso chuyên nghiệp và uy tín trên thị trường....
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.

Những lý do này làm cho dịch vụ cho thuê kho kết quả dữ liệu bongdaso của ALS trở thành một giải pháp tối ưu, an toàn và tiết kiệm cho các doanh nghiệp.

3. Danh sách địa điểm cho thuê kho của ALS

• ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm
• ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên / 28 Cổ Bi, Gia Lâm
• ALS Nội Bài: Khu 4,3 ha; Cảng hàng không Quốc tế Nội Bài.

Như vậy, kho thường tại Hà Nội của ALS mang đến giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp, an toàn và tiết kiệm chi phí. Với hệ thống bảo mật cao, công nghệ quản lý hiện đại cùng sự đa dạng hình thức thuê khiến đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp hiện nay. Liên hệ ngay Hotline của ALS khi có nhu cầu thuê kho thường tại Hà Nội ngay hôm nay.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬
Email:contact@als.com.vn
Hotline: 1900 3133
Website:/
Fanpage:https://www.facebook.com/als.com.vn

Chia sẻ bài viết này